Pidimme taas pitkästä aikaa LanTrek 2011 suunnittelukokouksen. Valitettavasti meiltä puuttui paljon väkeä, koska he ovat suorittamassa asevelvollisuuttaan ja nyt sattui olemaan viikonlopun yli kestävä leiri menossa. Tämä velvollisuusuuksien suorittaminenhan häiritsi pahasti myös LanTrek 2010 tapahtuman järjestelyjä. Ensi vuonna tilanteen pitäisi olla paljon parempi tältä kannalta.
Joku on jo saattanutkin huomata lanit.fi sivustolta, että sinne on ilmestynyt LanTrek ensi vuoden tammikuulle. Tapahtuma on siis tarkoitus järjestää perinteitä kunnioittaen tammikuun puolivälissä ja paikkana toimii Ylöjärven urheilutalo.
Yksi kokouksessa vahvasti esille noussut asia oli tapahtuman buffet. Viime kerrallahan buffettia hoiti Ylöjärven lukion Y-linja. LanTrek on tehnyt yhteistyötä Ylöjärven lukion kanssa jo pitkään. Kahdeksan tapahtumaa on pidetty lukion tiloissa ja rakentajat on rekrytoitu lukion opiskelijoista. Buffetin pitäminen oli nyt uudenlainen kokeilu yhteistyön muodoksi. Yhdistyksen hallitus tuleekin nyt neuvottelemaan lukion kanssa kuinka homma jatkuu tulevaisuudessa.
Lisäksi mietimme myös muihin yhteistyökumppaneihin liittyviä asioita. Lukiolla pidetyt tapahtumat olivat kuitenkin huomattavasti pienempiä tapahtumia, joten niiden mainosarvokaan ei ollut samaa luokkaa kuin tänä vuonna. Lisäksi viime tapahtumassa meillä oli ensimmäistä kertaa henkilö, jonka tehtävänä oli hankkia yhteistyökumppaneita. Tilanne on siis muuttunut aika paljon parin vuoden aikana. Keskustelimmekin nyt yhdessä minkälaisilla linjauksilla lähdemme ensi vuoden tapahtumaa kohti.
Yksi uusi asia mitä olemme suunnitelleet on esitelehtinen. Tarkoituksena on siis painattaa A5-kokoisia esitteitä, jotka lähetetään ostettujen lippujen mukana postitse. Esitteeseen tulisi siis tietoa tapahtumasta ja jonkin verran mainoksia. Mielestämme tästä esitteestä on muutakin iloa kuin se, että sinne saadaan mainoksia. Olemme miettineet asiaa enemminkin niin, että mainoksilla saadaan maksettua esitteen painattaminen. Kun painetaan 400-500 kappaletta värillistä esitettä, pitää siitä jo jotain maksaakin.
Esitteen sisällöksi on ajateltu ainakin lyhyttä historiikkia, tarinaa organisaatiosta, viime tapahtuman voittajien listausta, ohjeita paikalle saapumiseen ja aikataulua. Pituutta esitteelle tulee luultavasti 12-16 sivua. Jos sinulla on joku asia, josta haluaisit lukea tällaisesta esitteestä, kirjoita ideasi kommentteihin.
Kokouksen lopuksi puhuimme vielä turnausten järjestämisestä. Tässä asiassahan meidän järjestelymme pettivät pahiten. Pohdimme nyt sitä, miten asiat saadaan sujumaan niin kuin pitää ensi tapahtumassa. Palkinnot ovat tietysti yksi iso asia ja yritämmekin järjestää jotain repäisevää palkinnoksi kymmenennen tapahtuman kunniaksi, mutta siitä lisää sitten kun on varmempaa tietoa. Minulla on herännyt kaikenlaisia ajatuksia kilpapelaamisesta ja kirjoittelenkin aiheesta varmaan oman juttunsa tässä lähiaikoina